Todo lo que necesitas saber para abordar un proyecto grande de copywriting

Llega un momento en la vida de todo copywriter en el que surgen nuevos retos. 

Si te gusta aceptar todos los desafíos que se te presentan, lo que te voy a contar te va a venir como anillo al dedo. 

Si no, bueno… Te recomiendo que te quedes. Porque algún día es posible que tengas que hacer frente a un proyecto de una magnitud considerable y más vale estar preparado.

Sí, es cierto. Si hablamos de copywriting, hablamos de páginas de venta, emails, anuncios, fórmulas, artículos para blog, testimonios, guiones para vídeos y un largo etcétera que ya conoces. 

Pero, ¿qué pasa cuando todos estos ingredientes se juntan en un único proyecto?

Por ejemplo, cuando te enfrentas a una web especialmente grande, a un funnel complejo, un lanzamiento o cuando todos los textos de una empresa necesitan con un urgencia un poco de copy. 

Aquí la cosa se complica un poco y te aseguro que más vale que sepas cómo organizar todo el trabajo si no quieres que el descontrol se apodere de ti.

Así que, atento. Porque en este post te voy a contar cómo organizar todas y cada una de las tareas para sacar adelante un proyecto de copywriting de dimensiones estratosféricas.

Y si eres una empresa que está pensando en realizar alguno de estos proyectos, este post te ayudará a saber cómo enfocar toda la planificación.

¿Listo?

¡Empezamos!

Lo que siempre debes hacer a la hora de trabajar el copy de un gran proyecto (o pequeño)

El mayor reto para cualquier copywriter es realizar un trabajo cohesionado y bien ligado, teniendo en cuenta que entran muchos textos en juego y que el número de personas implicadas casi siempre aumenta.

Si te dedicas a escribir los textos para una web sencilla debes asegurarte de respetar el enfoque y la estructura a lo largo de todas y cada una de las secciones que ya conoces bien: la home, el sobre mí, las páginas de servicios y la página de contacto. 

Y lo mismo sucede cuando te lanzas a por un lanzamiento, funnel o proyecto corporativo más amplio, solo que la complejidad es mayor. 

Más textos = más oportunidades de fallar en algo = más revisiones = más tiempo invertido

Por eso el primer paso es asegurar estos 3 puntos:

#1 La investigación milimétrica 

No hay copy posible sin una buena investigación. 

Sé que esta lección la conoces de memoria, pero me gusta recordarla: si no sabes qué vendes ni a quién se lo vendes, no conseguirás expresar nada por palabras. 

Asegúrate de que conoces bien a tu audiencia y el entorno en el que te mueves. Las preguntas cómo: 

• “¿Quién es mi buyer persona?”
• “¿Quién es mi competencia directa?”
• “¿En qué puedo diferenciarme del resto?”
• “¿Cuáles son los beneficios de mi producto o servicio? 
• “¿En qué se diferencian cada uno de los productos o servicios y cómo puedo abordarlos de forma independiente sin que se pierda la unidad?”
• “En la web o funnel que ya existe (si es que la hay), ¿qué funciona y qué se puede mejorar?” 

Son claves para abordar el copy de cualquier proyecto.

Así que sí, necesitas conocer todas las respuestas para escribir cualquier texto. 

Saca punta a tu investigación y no te dejes nada. Más vale que sobren datos a que te falte algo que dificulte la tarea de ponerte a escribir.

Sé que es tentador confiar en la memoria y no poner todo por escrito en tu investigación.

Pero si esto es peligroso en una web normal, imagínate en un proyecto grande donde los plazos se alargan (no sé tú, pero yo cada vez tengo peor memoria). 

Además, siempre vas a poder necesitar ayuda de otra persona (otro copy, un trafficker, un redactor…), así que asegúrate de escribirlo todo. 

Una investigación completa y ordenada te facilitará el trabajo cada vez que tengas que ponerte a escribir o cuando necesites delegar una tarea. 

También te ayudará compartir las líneas centrales de tu investigación con el cliente para saber que estáis en la misma línea. 

#2 La creación de los textos

Ahora sí. 

Cuando tienes todos los datos, es momento de ponerte a escribir. 

Pero no de cualquier manera. Recuerda siempre que debe existir un orden y un objetivo para cada texto que redactas. 

Por eso, no puedes variar el enfoque a tu antojo. Se nota, y mucho, cuando un proyecto copy no tiene coherencia en su conjunto. 

Así que, por mucho que cada texto por separado esté escrito para enmarcar y colgar en la pared, si no respetas la lógica o si se dispersan demasiado las ideas principales, tu proyecto perderá toda su eficacia. 

¡Ah! Y recuerda, todos los textos que creas deben trasladar el tono y la personalidad del cliente. 

Si no, no estamos cumpliendo con nuestra labor de copywriters. 😉

#3 El plazo y las revisiones

El detalle final que no podía faltar y que remata con profesionalidad cada proyecto: la entrega del copy. 

No hay nada mejor que entregar un proyecto en la fecha señalada. 

Si además lo haces habiendo asegurado la presentación, la comprensión de los textos y rematas bien las posibles correcciones del cliente, tienes el podio garantizado.

Mi consejo siempre será que entregues un trabajo bien maquetado. Te daré una pista: más vale textos negros sobre blanco que una maqueta que prioriza el diseño. 

Eres copywriter, los textos son tu herramienta de trabajo y no los colores o las tipografías.

También ayudará seguir una nomenclatura lógica para nombrar las carpetas y los documentos y tener en marcha un sistema de revisiones para que la rueda no pare nunca. 

Y ahora que hemos repasado lo básico, vamos a subir un escalón más.

¿Qué debes asegurar sí o sí a la hora de abordar un macro proyecto de copywriting?

Que no se te pase:

Las tareas principales y las tareas secundarias

Por un lado estaría toda la parte de la creación de contenidos. Ya sea la redacción de anuncios, correos, páginas de captación, de venta, guiones. Pero luego hay que colocar cada texto en su lugar.

Porque una cosa es tener el material y otra cosa es configurarlo todo para que salga de manera ordenada en función de las acciones que se llevan a cabo.

Por ejemplo: 

Puedes haber escrito una página de ventas, pero alguien tiene que maquetarla.

Lo mismo ocurre con las secuencias de emails. Una cosa es tenerlas escritas y otra es programar todos los correos para que salgan de manera ordenada.

Es importante conocer bien todas las tareas del proyecto. Incluso algo tan simple como el soporte en un lanzamiento, la creación de creatividades, PDFs o la propia interacción en redes sociales. 

Por eso, si no enumeras todas y cada una de estas tareas, es fácil que se te escape algo que ponga en riesgo todo el proyecto.

Las fechas límite

Esto es básico y te aseguro que después de saber todas las tareas que tienes que abordar tienes que establecer cada uno de los plazos. 

A diferencia de un proyecto web sencillo en el que puedes establecer una fecha para todo el trabajo, en el caso de un proyecto más grande debes ir poco a poco. 

Y sobre todo, te darás cuenta de que si una serie de tareas no están hechas, no podrás continuar. 

Por ejemplo:

Si una página no está maquetada y subida a la plataforma web, no podrás obtener el enlace que incluir en los correos, o en los anuncios. 

Lo que significa que una tarea va antes que la otra y si no estableces una fecha límite para cada fase del proyecto, al final se te acumulará todo el trabajo.

Mi recomendación es que a la hora de establecer la fecha límite incluyas 2 o 3 días de margen. 

¿Por qué?

Porque siempre hay que contar con que esa fecha límite puede no cumplirse. Y más vale estar preparados.

Cuenta con que el cliente también necesita su tiempo para revisar y hacer comentarios.

Las prioridades A, B y C

Es importante que seas capaz de ver qué es o qué no es una prioridad. 

Aun cuando todo el proyecto tiene un aura de importancia, es esencial que sepas ver qué va primero.

Por ejemplo:

En un lanzamiento, sabiendo que existe una fase de captación en la que tenemos que montar emails, campañas de anuncios y páginas de registro, sería poco acertado ponerte a redactar la página de ventas como prioridad número 1. 

Claro, la página de ventas es importante, pero no te la juegues. 

Establece un orden y sobre todo, intenta ver qué tareas no dependen de ti. 

Si hay tareas que tiene que realizar el cliente, un técnico o un diseñador, asegúrate de lanzárselas a ellos para que las resuelvan lo antes posible.

Los responsables de cada tarea

Puede que estés pensando: “Yo soy copy, no tengo que encargarme de la parte técnica, del diseño, ni de manejar los presupuestos para las campañas.”

Y llevas razón. No tienes que hacerlo. No eres el llamado “hombre orquesta”.

Pero la realidad es que cuando trabajas este tipo de proyectos, tienes que ser un poco el estratega. Y también aconsejar al cliente sobre las acciones que se pueden o deben llevar a cabo. 

Y eso implica coordinar fases del proyecto sabiendo qué tiene que maquetar un diseñador, quién tiene que configurar la campaña de anuncios y quién tiene que crear las secuencias de email con la correspondiente herramienta de email marketing. 

Nosotros en la agencia, tenemos a personas solo para copy, otras para estrategia, otras para diseño, otras para temas técnicos, etc.

Con esto nos aseguramos de que cada tarea está bien realizada. Pero, como copy, debes tener una visión de conjunto que te permita entender la marcha general del proyecto.

Así que, te recomiendo que en tu planificación incluyas al lado de cada tarea, quién es el responsable de llevarla a cabo. Te facilitará y mucho la coordinación del trabajo y de los ejecutores.

Podrás hacer el seguimiento y saber en todo momento a quién tienes que pedir feedback.

Las métricas

Esta parte no puede faltar en ningún caso y hay que asegurarse de que en todo momento se está midiendo: las fuentes de tráfico para las páginas de registro, la tasa de apertura de los emails, el clic de los anuncios, las personas que se han registrado a un evento, etc. 

Todo lo que nos permita ver qué funciona mejor o peor es necesario para saber si hay que realizar cambios. 

Y prepárate porque a lo mejor hay que hacer modificaciones en el momento. 

De ahí que estos proyectos exijan una mayor atención y disponibilidad. 

No te apures, después de haberte adentrado en proyectos de gran calibre, aprendes por dónde vienen las sorpresas. 😉

Uf, ¿qué tal vas?

A lo mejor estás pensando que son demasiadas cosas a tener en cuenta, pero tranquilo. Ahora te cuento cómo sacar todo adelante sin perder años de vida.

¿Cómo realizar un gran proyecto con éxito?

No hay nada como una buena organización.

De verdad. 

Con una planificación detallada, todos los días son viernes. 

Como ya te he contado antes, no se trata solo de poner fechas o saber qué tareas tiene que hacer cada uno, también debes contar con los imprevistos. 

Y todo esto por supuesto, debes anotarlo en alguna parte.

Las 3 claves para sacar adelante cualquier proyecto sin morir en el intento

Son estas:

#1 Realiza un dashboard

En inglés suena muy profesional, pero de lo que se trata es de hacer un tablero donde se plasme todo el trabajo:

• Los miembros del equipo
• Las tareas a realizar
• Los plazos de entrega
• Las tareas ya revisadas o completadas
• Las observaciones
• Las prioridades

Todo lo que te he explicado más arriba tiene que venir incluido. Si no, no tendrás un mapa claro de lo que tienes que hacer.

Yo voy a contarte algunas formas de hacerlo:

Puedes crear un tablero en Excel y compartirlo con todos los miembros del equipo, para que sepan cómo se tiene que abordar el trabajo. Además puedes incluir un código de colores para saber qué es prioritario o qué ha sido realizado. 

Aquí cada uno tiene su forma de proceder y no hay ni mejor ni peor. 

Eso sí, más vale que todos los miembros del equipo lo vean. 

Si no, te volverás loco organizando y coordinando tú solo el trabajo mientras los demás te preguntan qué tienen que hacer. 

También, si prefieres algo más elaborado, puedes usar programas como Asana o Trello y asignar tareas a cada miembro del equipo.

Esta forma puede resultarte más interactiva y sencilla si te lías con las hojas de cálculo. 😉 

Pero al final, lo importante es que la planificación quede bien plasmada.

#2 Centraliza la comunicación

Uno de los mayores errores que se pueden cometer a la hora de abordar un proyecto, es no establecer un canal de comunicación adecuado. 

La frase: “Me da igual la vía para comunicarme con el equipo mientras pueda ponerme en contacto”, es una muy mala idea.

Sobre todo si tienes un proyecto grande entre manos. 

De hecho, hay quien se deja llevar y crea un grupo de WhatsApp con todos los miembros como vía de comunicación principal…

Huye. 

1. El móvil no va a parar de sonar a cualquier hora (incluso después del horario laboral o en fin de semana). ¿Estás seguro de que quieres eso?
2. Muchos mensajes no van a ser atendidos de la forma correspondiente. Y cuando quieras volver atrás porque recuerdas que “se habló de esto”, te vas a volver loco buscando.

Lo mejor es centralizar toda la comunicación en un único sitio (que no sea WhatsApp).

Una forma de hacerlo es a través del email. Eso sí, cada tema debe tratarse con un asunto diferente y ser bien claros. 

Por ejemplo: Crea asuntos del tipo “FASE CAPTACIÓN – REVISIÓN DEL COPY”.

Algo conciso y que se entienda rápido. Y pon siempre en copia a todo el que esté implicado en esta parte.

Otra forma de hacerlo y que es más intuitiva, es usar algún programa de comunicación. Por ejemplo, Slack. 

Puedes crear diferentes canales en función de las tareas y de los miembros: equipo de tráfico, equipo de copy, equipo técnico, etc. 

La comunicación es más rápida y organizada. 

Siempre encontrarás cualquier mensaje más rápido que por email y habrás más posibilidades de que se resuelva la consulta más rápidamente.

#3 Agenda reuniones periódicas

Más vale una reunión de 10 minutos que perder media hora porque algo no ha quedado claro y no sabes a quién preguntar.

Lo mejor es agendar una reunión cada semana para ver cómo va el proyecto, qué tareas quedan pendientes o qué problemas ha habido. 

Puedes hacerlas a principios de semana y así planificar todo el trabajo los siguientes días. 

Ahora mismo las herramientas como Zoom o Hangouts lo ponen muy fácil.  

Si tienes claro cuál es la forma de organizar todo el trabajo solo queda un último detalle:

¿Cómo estar seguros de que no va a haber problemas a la hora de poner todo en marcha?

Si hay algo que no podemos permitirnos en este tipo de proyectos es dejar nada al azar. 

Aunque creamos que todo está bien montado y configurado, debemos asegurarnos de que todo va a ir según lo previsto. 

En estos casos, lo mejor es: 

• Hacer pruebas siempre que sea posible

Por ejemplo, para saber si una secuencia se activa de la forma correcta o si los enlaces están bien incluidos en cada parte y funcionan como es debido. 

• Que una persona supervise todo

Si ya eres un copy experto en el mundo de los lanzamientos, funnels complejos o webs corporativas casi laberínticas, puedes ser tú quien se asegure de que todo está bien cohesionado y que ni los textos ni el montaje puedan fallar. 

Pero si no, estaría bien que otra persona del equipo que tenga los conocimientos necesarios, supervise el trabajo.

Lo que sea con tal de no enfrentarte tú solo a tanta responsabilidad, sobre todo si es la primera vez que lo haces.

Si tienes en cuenta todo lo que he mencionado hasta aquí, hay muy pocas probabilidades de que algo salga mal. 

Aunque aún con todo, tienes que asegurarte de no cometer una serie de errores.

Los riesgos que no puedes cometer bajo ningún concepto

Te cuento los errores en los que puedes caer, sobre todo si es la primera vez que te enfrentas a un proyecto de estas magnitudes. 

#1 No tener una estrategia bien definida y documentada

A veces creemos que se trata de escribir textos persuasivos y ya está. Pero la realidad es que siempre tienes que marcarte unos objetivos muy claros y elaborar una estrategia que te permita conseguirlo. 

No es lo mismo hacer un lanzamiento para conseguir 30 alumnos que 200, ¿no? 

#2 Lanzarte a la aventura sin saber todo lo que hay que hacer

Puede que esta sea la más difícil. De hecho, no hay mejor forma de aprender que lanzarte a la piscina y sacar todo adelante aunque no sepas bien cómo se hace. 

Pero si quieres evitar los nervios y la preocupación, estudia cada proyecto con detenimiento y asegúrate de entender bien todos los procesos. 

#3 No tener todos los contenidos preparados antes de la fecha

Ya te he hablado de los plazos, revisiones y posibles imprevistos. Así que, ten mucho cuidado con el tiempo asignado para este tipo de trabajos. 

Hay proyectos que necesitan semanas para poder realizarse, ¡por algo será!

#4 No subestimes nunca el proyecto que tienes entre manos

Porque por mucho que esté todo atado y bien atado, recuerda que a lo mejor hay cosas que no están funcionando cómo deberían o no se están cumpliendo los objetivos. 

En estos casos toca remangarse y trabajar para mejorar las cifras. 

De ahí que sea tan importante medir y contar con cambios. 

Y ahora sí que sí, con esto ya lo tendrías todo. 

¿Y tú? ¿Ya has participado en grandes proyectos de copywriting?

Ya has visto cómo organizar un proyecto de estas magnitudes.

¿Crees que falta mencionar algo o quieres contarme tu experiencia?

Te leo en los comentarios.  😉