Cómo crear equipo

Cómo crear el equipo perfecto para tu negocio online (y no perder la cabeza en el intento)

43.

Ese es el número de personas que forma la familia de nuestro universo big bang, que engloba nuestra escuela Big Bang Conversion y la agencia Big Bang Agency.

Y todo ha sido en cosa de tres años.

El cómo hemos llegado hasta aquí tiene varios puntos clave; no ha sido magia.

Uno de ellos ha sido subir de nivel el programa #SoyCopywriter. Otro, el seguir haciendo lanzamientos de clientes, así como prestándoles servicios.

Y aquí viene lo que considero esencial:

Todo esto lo he conseguido porque he sido capaz de crear un equipo equilibrado y diverso, con habilidades y personalidades únicas que se potencian entre ellos, aumentando la productividad y la eficiencia para obtener el mejor resultado posible.

Así que, de momento, lo que puedo explicarte acerca de cómo crear un equipo es los pasos que he seguido (a veces improvisando, no te voy a engañar) y lo que he aprendido de los errores que he cometido durante el proceso.

Si estás pensando en crear tu propio equipo para pegar el estirón no pierdas ojo, que todo esto te lo voy a explicar en ocho puntos clave.

Vamos allá.

Vía Giphy

#1 Nunca empieces contratando

Si quieres crear un equipo lo primero que tienes que saber es qué necesitas.

Qué obvio, ¿verdad?

Pues yo al principio no lo tuve en cuenta.

Cuando empecé a crear mi equipo ya estaba desbordado de tareas y me vi contratando personas sin tener muy claro qué funciones delegar en ellas y sin saber cómo debían resolver aquello a lo que yo no llegaba.

Lo ideal es prever con tiempo qué ayuda vas a necesitar antes de verte superado por la demanda de trabajo. Si no, incluirás en tu equipo perfiles que no son exactamente los que necesitas, que no resolverán las tareas como tú esperas y que encima añadirán preocupaciones de más.

Entonces, ¿qué tengo que hacer?

Tener muy claro qué quieres del nuevo miembro del equipo, las funciones que necesitas que desempeñe, por qué las va a hacer y cómo quieres que las lleve a cabo.

Esto requiere un trabajo de análisis previo que te cuento en el siguiente punto.

#2 Analiza cuáles son las tareas que más repites y su importancia

Esto sí que es lo primero que debes hacer.

Elabora una lista con las tareas que realizas en tu día a día.

TODAS.

Vía Giphy

Ordénalas de mayor a menor importancia.

Hay varios sistemas: puedes clasificarlos por colores según la relevancia que les des, colocarlas en columnas asignándoles un valor, etc

El método que yo empleo lo aprendí de Franck Scipion y consiste en clasificar las tareas otorgándoles el valor que crees que te generan.

Puedes copiarlo o inventarte uno propio que creas que va mejor contigo.

Este ejercicio te va a ayudar a conocer a fondo en qué inviertes tu tiempo, aspectos de tu negocio que a lo mejor se te habían pasado por alto y también te va a enseñar a priorizar tus acciones, orientándolas a los objetivos que quieres lograr.

#3 Haz un esquema detallado de cómo haces cada una de tus tareas y crea una instrucción sobre cómo quieres que se haga, siguiendo el método POE

Ya sabes todo lo que haces cada día.

Ahora tienes que desarrollar un sistema que le facilite a los futuros nuevos miembros de tu equipo la ejecución de las actividades.

Este sistema es el POE, acrónimo de Procesos Operativos Estandarizados y aunque suena muy rimbombante, en realidad es muy simple.

Consiste en esquematizar de forma detallada, ordenada y sencilla, una instrucción que indica cómo realizar una tarea rutinaria.

Se puede realizar en muchos formatos. Yo te recomiendo que utilices un modelo escrito porque es más fácil de actualizar y de hacerlo llegar a todo el mundo.

Este documento debe cumplir varios requisitos:

  • Que resulte fácil de leer y entender.
  • Que sea preciso y breve.
  • Que esté siempre actualizado.

Aunque requiere de mucha planificación y un esfuerzo inicial importante, notarás los resultados positivos prácticamente de forma inmediata.

Conseguirás que tu nuevo empleado ejecute las tareas de forma correcta y en menor tiempo; es decir, vas a aumentar la productividad y la calidad del trabajo realizado.

Ejemplo Poe
Ejemplo de un POE de la empresa

Por ejemplo, en esa imagen puedes ver un pantallazo del POE que utilizamos nosotros para realizar las reuniones generales que hacemos todas las semanas en el equipo.

Se desarrollan de un modo muy específico que nosotros nos sabemos de memoria, pero que para la nueva incorporación es desconocido.

Cuando le mostramos este documento, el nuevo colaborador entiende el proceso y sigue la dinámica del equipo sin problemas, sin hacerle perder demasiado tiempo a nadie.

#4 Identifica qué funciones debes delegar o dejar de hacer

Ya tienes identificado todo lo que haces y cómo quieres que se haga.

Aunque no lo creas ya tienes hecha la mitad del trabajo.

Ahora que has dedicado tus ratitos a ver en qué y cómo gastas tu tiempo cada día, seguro que te has dado cuenta de que muchas tareas son totalmente prescindibles. Puede que incluso hayas encontrado alguna redundancia.

Pues ya sabes, olvídate de ellas.

No te aportan nada y te restan tiempo.

Otras son muy fáciles de delegar. Suelen ser las relacionadas con contabilidad, gestiones o trabajos que se salen de tu especialidad y eres consciente de que a ti te requieren mucho tiempo pero un experto te lo resuelve en media hora.

Yo no tuve duda. Desde el minuto uno delegué el tema de facturas, impuestos y ese tipo de cosas que no me aportan nada y en cambio me requeriría una cantidad enorme de tiempo.

Pero vamos al lío.

Te voy a dar una recomendación que me parece fundamental:

Contrata lento, despide rápido.

 

Mi consejo es que te tomes tu tiempo para elegir los nuevos miembros de tu equipo, ya que van a tener mucho que ver con la progresión hacia el éxito, o no, de tu empresa.

Para ello:

  • Establece filtros en el proceso de selección que te permitan identificar el talento.
  • Haz entrevistas detalladas y específicas a los candidatos.
  • Pide referencias y sobre todo, haz que te demuestren su valía para el puesto antes de contratarles.

Es importante que muestren buena actitud y que se ajusten como un guante a lo que necesitas.

Otra cosa que puedes hacer es empezar contratando a tiempo parcial.

Esto te ofrece dos ventajas:

  • Te cercioras de haber elegido bien al nuevo miembro del equipo, si se adapta al ritmo y cumple tus expectativas.
  • Compruebas las horas que necesita realmente para realizar las tareas que quieres delegar, sin malgastar recursos en jornadas largas poco productivas.

Piensa que un mal colaborador es un lastre que te puede costar mucho tiempo y dinero. De ahí lo de despedir rápido.

Mantener a una persona que no se ajusta al perfil que necesitas o que no se adapta al modo de trabajo que quieres va a suponerte un desgaste mental y económico que te aseguro que no deseas.

Crea equipo, sí. Pero no con cualquiera.

#5 ¿Cuándo es el momento apropiado para empezar a crear tu equipo?

Una buena pregunta…

El momento ideal depende de varios factores: el tipo de empresa que tienes, la proyección que quieres alcanzar y los recursos económicos de los que dispones.

A modo de ayuda puedes plantearte varias cuestiones:

  • ¿Tengo ingresos suficientes para afrontar los gastos que supone una contratación?
  • ¿Necesito a alguien para realizar la tarea escogida permanentemente y a futuro?
  • ¿Tengo claro qué tareas le voy a pedir hacer y cómo quiero que las desempeñe?

Si has respondido afirmativamente estas tres preguntas, probablemente sea un buen momento para lanzarte a ampliar tu equipo.

Yo, por ejemplo, aprovecho los lanzamientos de #SoyCopywriter para realizar nuevas incorporaciones: el dinero que saco lo utilizo para pagar el sueldo del profesional que contrato. Llevo haciéndolo así desde hace tiempo y no me ha ido del todo mal.

#6 Los perfiles que tienen que estar presentes en un negocio online sí o sí y cuál puede ser el mejor momento para contratar a cada uno de ellos

Está claro que cada negocio es un mundo y según a qué te dediques y qué servicios o productos ofrezcas necesitarás unos perfiles u otros.

De nuevo, basándome en mi experiencia personal y en cómo formé mi equipo, te paso a enumerar los perfiles que a mi parecer son imprescindibles en todo negocio online que quiera crecer:

1. Asistente virtual

Es una figura que en los últimos años está tomando mucha relevancia.

Para entendernos, sería una especie de secretario de empresa que trabaja en remoto.

Las tareas que puede realizar son muy variadas: gestión administrativa, creación de base de datos, programación de eventos, transcripción, búsqueda de información, facturas, gestión de agenda, etc.

Dependiendo de tu nicho de mercado yo te recomiendo que busques un asistente especializado en tu sector, porque le sacarás más rendimiento.

2. Copywriter y redactor

Está claro que estos perfiles no podían faltar en mi empresa. Necesitas una persona (mínimo) que se encargue de tus textos, que se comunique con tu audiencia a través de tu página web, tu blog y tus anuncios, y te permita desentenderte al 100%.

Si quieres saber exactamente cuándo es el momento perfecto para contratar un copy, ahí sí que me mojo: te invito a leer este post que escribimos hace ya un tiempo.

3. Trafficker

Uno de los perfiles más demandados hoy en día. Su función es gestionar tu publicidad online para conseguir visitas que terminen convirtiendo (gracias al copy). Es decir, es el que te trae un tráfico de pago que presumiblemente acabe comprando tus productos y servicios.

Si nos metemos en lanzamientos, la figura del trafficker es IM-PRES-CIN-DI-BLE.

Forma el equipo perfecto con el copy.

4. Diseñador

Web y gráfico. Y si además tiene conocimientos de programación, mejor, porque será capaz de resolver muuuuuchas cosas. Si no, te tocará tirar de un sherpa tecnológico (del que te hablo ahora enseguida).

Tener un diseñador polivalente en plantilla te permitirá implementar rápidamente el copy de tus landings, hacer arreglos, diseñar imágenes de portada, banners…

La opción B es contratarlo de forma externa, pero limita mucho la velocidad.

5. Project Manager

Esta figura es necesaria a medida que el volumen de tus proyectos y el tamaño de tu equipo crecen.

Se encarga de coordinar a todos y a todo.

Define los proyectos y establece los plazos de realización, fija los objetivos, supervisa las tareas y sugiere soluciones o cambios sobre el plan inicial.

Es una pieza fundamental en el equipo. Debes tener plena confianza en ella.

6. Community Manager o Social Media

Es el gestor de tus redes sociales.

La parte del equipo que se encarga de publicar, administrar los comentarios y responder los mensajes que te llegan por privado.

7. Experto en SEO

Es el encargado de posicionarte en Google.

Se encarga de auditar webs, estudiar a la competencia, buscar palabras clave y realizar las estrategias necesarias (on y off page) para que aparezcas en las mejores posiciones de la gran G, entre otras cosas.

Es muy habitual que las empresas externalicen esta figura y no tengan a alguien de forma específica dedicándose a esto.

8. Comercial

Es la persona que genera las ventas.

Es obvio que es una parte primordial del equipo, el imprescindible por antonomasia.

Si no hay ventas, no hay trabajo para el resto.

Por este motivo debes buscar un buen comercial que conozca tu sector y tu competencia, que transmita confianza al consumidor y sepa aprovechar las oportunidades que surjan.

Tiene que ser capaz de elaborar una buena estrategia de ventas y saber gestionar su tiempo, por lo que debe estar bien formado y poseer las herramientas y habilidades necesarias para ello.

En muchas, muchas, muchísimas ocasiones, esta figura la harás tú.

Vía Giphy

#7 Perfiles muy interesantes de contratar de forma externa o puntual

Vamos con otros que también considero importantes, pero que puede que sea una buena idea la de contratarlos de forma externa o de forma puntual.

Gestor/contable/asesor

En realidad el gestor siempre tiende a ser nuestra primera contratación externa. Llega incluso antes que el momento de crear un equipo de empleados. Sin él, ¿cómo presentas tus declaraciones sin perder mil horas entendiendo cómo hacerlo?

¿Cómo pasas de freelance a una SL?

Tener externalizada la fiscalidad es uno de los pasos que más he agradecido desde que me dedico a esto.

Videógrafo

Es quien se encarga de grabar y editar vídeos.

La necesidad de este perfil va a depender de las demandas que tengáis tú y tus clientes de material audiovisual.

Nosotros, por ejemplo, hemos lanzado varias veces utilizando la Fórmula de Lanzamiento y el vídeo ha sido fundamental.

Sherpa tecnológico

Es una pieza interesantísima para tu negocio online.

Es el profesional que tiene los conocimientos técnicos indispensables para que tu página web funcione sin problemas. Se encarga de la parte más técnica de tus proyectos web. Es una figura que he sacado del listado de imprescindibles porque sus funciones las puede hacer también un diseñador que a su vez ejerza de programador (que no es tan sencillo de encontrar).

Experto en branding

Cuando haces un stop porque quieres que tu marca evolucione tienes que pasar por aquí.

Necesitas que venga alguien de fuera, vea tu marca y entienda adónde quieres llegar con una nueva.

Va mucho más allá de hacerte un logo o elegir unas tipografías: tienen que ver también los colores, los tamaños, los márgenes, los iconos… al fin y al cabo, se encargan de darte una identidad corporativa nueva.

Habitualmente se contrata solo la parte más visual (identidad visual), aunque si las empresas lo quisieran hacer bien no deberían descuidar la verbal.

Vía Giphy

Está claro que dependiendo de cúal sea tu negocio y qué estrategia de desarrollo desees implementar tendrás que dar prioridad en la contratación a unos u otros.

De hecho, es muy habitual que inicialmente te plantees contratar un perfil que represente la mezcla de varios; por ejemplo, un diseñador con conocimientos en redes sociales que se haya formado algo en copywriting. O un redactor SEO que sepa editar vídeos sencillos.

Probablemente no será el mejor en cada campo pero para empezar te puede resolver muchas de las tareas que aparecen una y otra vez en el camino

Poco a poco conseguirás un equipo más especializado, a medida que necesites ampliar dedicación y esfuerzos en áreas de trabajo concretas.

#8 Y ahora que has aprendido las claves sobre cómo crear un equipo desde cero… ¿Cómo lo gestionas?

A lo mejor pensabas que elegir a los miembros iba a ser la parte más complicada a la hora de crear un equipo.

Error.

Organizar un equipo no es solo acertar contratando a los candidatos apropiados.

El equipo se forma cuando aprendes a gestionarlo y funciona como una unidad, remando todos juntos en la misma dirección para lograr el objetivo marcado.

El aspecto fundamental para conseguir esto es el ORDEN.

Puede que cuando trabajaras solo te funcionara eso de yo soy ordenado en mi desorden que tantas veces utilizamos como excusa a nuestra desorganización.

Cuando entran en juego más elementos en la ecuación, como comprenderás, esto ya no sirve.

Tu desorden no lo entiende nadie y lo único que vas a conseguir es un caos que irá aumentando exponencialmente a medida que tu equipo vaya creciendo, en el que nadie va a saber qué tiene que hacer, ni cómo, ni cuándo.

Y eso no suele acabar bien si no se le pone remedio.

Y entonces, ¿qué hago?

Te voy a explicar cómo lo hacemos nosotros, que de momento no nos va mal. Si tú tienes una fórmula mejor que ya has puesto en práctica, no te olvides de compartirla conmigo en los comentarios 😉

Equipo de miniCEOs girando a tu alrededor

Para empezar te recomiendo que leas el libro de Aaron Ross, CEOFlow: Turn Your Employees Into Mini-CEOs. De hecho, yo me he basado en él para crear el sistema que utilizo para la gestión de mi equipo.

Cuando eres el CEO de una empresa toda la responsabilidad recae sobre ti: tomar todas las decisiones, supervisar cada tarea, controlar lo que hace cada empleado…

Además, es un trabajo muy solitario.

¿Qué te parecería si pudieras compartir o incluso delegar esa responsabilidad?

Hay determinados miembros del equipo que destacan por su valía e implicación y que por su formación y experiencia entienden a la perfección el funcionamiento de la empresa y la proyección que quieres para tu negocio.

Crear un equipo miniceo consiste en eso: nombrar líderes que gestionen sus propios equipos y conseguir que estos funcionen como pequeñas empresas dentro de la tuya.

Es como si tú fueras el motor que está en el centro de la compañía y todo fluyera a tu alrededor.

CEOflow vs CEOcontrol
Vía The Art of Pebbles

Yo lo hago así y estoy encantado con el resultado.

El programa de #SoyCopywriter, por ejemplo, lo lidera por completo una coordinadora que conozco y que está conmigo desde hace ya tiempo. Es ella la que se encarga de guiar a la parte del equipo que participa en el programa, idear estrategias que mejoren los resultados o administrar todos los recursos.

Es decir, ella resuelve todo lo referente a esta parte de la empresa.

Yo superviso las cuestiones estratégicas, pero dejo libertad plena en la gestión del programa y en la toma de decisiones que aunque no siempre serían las que yo hubiera tomado, hacen avanzar igualmente la empresa hacia los objetivos propuestos.

Este sistema también da la posibilidad de hacer crecer y ascender a otros miembros del equipo que con tiempo, actitud y a medida que se logran las metas, puedan convertirse en futuros miniceos de otros proyectos en la empresa.

Gracias a este sistema yo puedo seguir pensando en desarrollar proyectos y estrategias nuevas, e incluso me permite desaparecer con tranquilidad durante alguna temporadita al año para recargar las pilas.

Vía Giphy

Herramientas imprescindibles para dominarlo todo

Estas seis sencillas herramientas son las que utilizamos en el equipo para comunicarnos, gestionar los proyectos y en general organizar el día a día de la empresa.

Son muy fáciles de usar y están al alcance de todos. Yo te recomiendo que las pruebes y no te compliques la vida invirtiendo en plataformas complejas que suponen una gran inversión y te van a ofrecer un resultado no muy diferente.

Google calendar

En el equipo todos compartimos nuestro calendario para poder conocer la disponibilidad de los demás.

Bloqueamos las horas que tenemos ocupadas con reuniones o cuestiones personales y complementamos con el calendario de la empresa, en el que están marcados los eventos y fechas clave.

Accede a Google Calendar desde aquí.

Trello

Cada área de la empresa tiene su propio tablero y cada miembro del equipo se organiza como quiere para ejecutar sus tareas.

El project manager los revisa para asegurarse de que lo propuesto se cumple y que el progreso se da, claro.

La versión gratuita da de sobra.

Accede a Trello desde aquí.

Slack

Cada área y cada proyecto tiene su propio canal y toda la información se intercambia por esta vía, para que sea lo más visible y accesible posible para todos.

No todos los miembros ven todos los canales; ahí está la clave. Por ejemplo, si alguien no participa en el lanzamiento de algo, los 900.000 mensajes que ponemos en ese canal no hace falta que los lea e invierta el tiempo correspondiente.

Accede a Slack desde aquí.

 Google Sheets

Con esta herramienta creamos cuadros de mando para gestionar los proyectos y supervisar todo lo que hay que hacer en las distintas áreas de la empresa.

Es una auténtica obligación para establecer el cuadro de mando de todo lanzamiento que hagas. Nosotros, como agencia especialista en ellos, tenemos varias hojas de cálculo en Drive.

Accede a Google Sheets desde aquí.

Google Slides y Google Docs

Los utilizamos para crear nuestros documentos y presentaciones online. Con ellos podemos compartir y editar nuestra documentación simultáneamente y ganamos tiempo al evitar tener que mandarnos mil versiones distintas entre todos.

Accede desde aquí a Google Slides y a Google Docs.

Y lo más importante de todo: aprenderás a gestionar tu equipo… cuando te pongas a ello

En este post te he explicado cómo crear un equipo, el momento más oportuno para empezar a hacerlo, qué perfiles deberías tener presentes y cómo empezar a organizarte cuando te pongas a rodar.

Y sinceramente, yo no me considero un experto en creación y gestión de equipos.

Te he resumido mi experiencia para que evites errores que yo cometí en mis inicios y he intentado aportarte ideas que me han funcionado (y muy bien, además), pero la verdad es que hasta que no te enfrentes a la tarea de crear tu propio equipo y planifiques cuál es la mejor manera de guiarle hacia tus objetivos, no aprenderás a hacerlo.

Sí que espero haberte orientado un poco, haberte resuelto algunas dudas y aportado herramientas suficientes para dar el primer paso en este nuevo reto al que te enfrentas.

Si tienes alguna duda o quieres compartir tu experiencia en lo que a crear equipo se refiere, estaré encantado de leerte en los comentarios.

¡Buena suerte!

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