Cómo organizar un equipo de trabajo en 5 pasos

La mejor organización del trabajo es utilizar equipos. 

Aún me acuerdo de cuando jugaba con mis He-Man en el jardín de casa de mis padres (sí, soy un viejales). 

Imaginaba  grandes batallas, asedios al castillo de Skeletor, conversaciones entre los camaradas de ambos bandos… En resumen: ya empezaba a organizar mis equipos.

Y más o menos en ese momento entendí lo importante que es la organización por equipos y la importancia de roles de cada integrante del mismo. 

Los seres humanos lo sabemos desde hace siglos. Es más, si algo nos define como especie (ojo que me pongo antropológico), es la capacidad que tenemos para trabajar de forma colaborativa.

El paradigma clásico de la organización de equipos

Una organización es como un reloj.

Estamos de acuerdo que un equipo es un grupo de personas organizadas para un trabajo eficiente. Un conjunto de “piezas” que trabajando en común persiguen los objetivos de la empresa. Y claro, una manera muy sencilla de entenderlo es pensar en el mecanismo de un reloj.

Resumiendo y simplificando que me estoy poniendo muy intenso.

El «paradigma clásico» nos dice que una organización es una estructura orientada compuesta por personas, interacciones y reglas de interacción. Su objetivo es convertir los recursos en productos específicos.

Vamos, que del mismo modo que el objetivo de mis figuras de He-Man era derrotar al malvado Skeletor, en la empresa es conseguir cumplir los objetivos de la dirección.

La organización es un juego orientado a objetivos compuesto por personas, acciones y reglas. 

Y sí, todo esto suena complicado, antiguo y “muy viejo”.

Si tiramos de intuición y naturalidad (cosa que nos gusta mucho por aquí), podemos entender las organizaciones como conjuntos sociales. Se forman con el propósito de la realización medible de un conjunto de objetivos.

Y ahora estarás pensando:

“Vale Félix. Me acabas de soltar todo el rollo teórico, pero… ¿Me quieres decir cómo coooo** organizáis vuestros equipos en Big Bang Conversion?”

Tienes toda la razón. Pensé que vendría bien un poco de contexto. Voy a ello antes de que abandones este post.

La organización sensata del trabajo

En las organizaciones, los equipos son como las moléculas en la vida, la parte más pequeña en la que se puede dividir una sustancia sin perder su naturaleza y propiedades.

Y esto es lo importante para mí: la parte más pequeña (para conseguir resultados) no son las personas, son los equipos. Es la sinergia entre personas lo que eleva a las empresas, no las individualidades.

Los básicos de la organización Big Bang Conversion

1# Sinergia + experiencia = mejores resultados

La experiencia de las piezas de nuestro equipo es un factor clave para nosotros. 

Oye, que no estamos hablando de títulos universitarios, máster, etcétera. 

Hablamos de experiencia de trabajo. Aquí no importa si eres arquitecto, ingeniero o entrenador de pádel. Lo que nosotros más valoramos es tu experiencia haciendo lo que buscamos, ya sea escribir, maquetar webs o editar vídeos.
Al hilo de esto último, ¿estás suscrito a nuestro canal de Youtube? (Toma ya, pedazo de cuña publicitaria). 

Es uno de los canales que queremos potenciar de cara a 2022 y ya hemos empezado.

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Continúo que me pierdo.

Volviendo a lo de antes, aquí valoramos la experiencia haciendo.

El saber hacer es el principal criterio que utilizamos para poder determinar el encaje dentro de nuestros equipos.

Al centrarnos en la experiencia de la persona, creamos un contexto real y  fácilmente encajable en el que su talento, habilidades y pasión pueden ayudarnos a impulsar los resultados del equipo. 

Resumiendo: experiencia + sinergia = mejores resultados.

2# Menos jerarquía y más equipo

Si algo nos diferencia del resto de empresas para las que he trabajado es que aquí todo está al  alcance. 

Si queremos algo de Javi, nos acercamos y se lo decimos.

 (Sí. En mi caso a veces soy algo pesado y ya me ha amenazado con meterme la mesita pequeña de Bruno en su despacho).

Aquí la alegría y el buen rollo son de obligado cumplimiento. 

(Pero ojo, que cuando nos toca estar serios, nos ponemos muy serios).

Para nosotros, los integrantes de los equipos tienen que sentirse felices y esto, que parece muy de frasecita de taza, es un punto que contribuye de forma bestial en el funcionamiento de los equipos. Esto nos ayuda a tener a gente comprometida con nuestra causa que en los momentos de máxima tensión dan lo mejor de sí mismos por el bien común.

Nosotros mismos somos como un grupo de operaciones especiales (sí, he visto GEO hace nada, ja ja).

Somos rápidos, ligeros y resolutivos. Y para esto es importantísimo el sentimiento de felicidad, pertenencia y familia.

3# Tecnología

En nuestro caso, como empresa 100% digital utilizamos herramientas para organizar a nuestros equipos. Hemos ido probando (muchas) pero solo te voy a contar las que son más efectivas en nuestro caso.

Para comunicarte con tu equipo, te recomiendo Slack.

Si quieres organizar un proyecto, igual te interesa TeamGant o Trello (aquí usamos las dos). 

Para mantener la agenda bajo control, te recomiendo Google Calendar.

Otra herramienta muy útil relacionada con lo anterior es Toggl. Te permite controlar tiempos.

Vale. Si has llegado hasta aquí sin haberte quedado dormido (que menudo rollo te estoy metiendo), solo puedo decirte… ¡Enhorabuena!

Ha llegado la parte práctica y como dice mi querida Aurora: ¡Amoaesharlo!

Los 5 pasos para organizar un equipo

Mantener un equipo organizado puede ser una tarea difícil pero no te preocupes.  Si tienes en cuenta estos 5 pasos verás como no se te va a caer (tanto) el pelo.

1# Programa reuniones

Sí, es muy tentador sentarte delante de tu ordenador y no reunirte con nadie. Tener claro tu trabajo y contribuir al equipo sin que nada distraiga tu atención. 

ERROR.

Es muy importante que todas las semanas se efectúen reuniones de seguimiento, de control, de ideas…

No se trata de estar reunido todos los días pero sí de mantener un contacto (y más aún si en tu organización prima el trabajo en remoto).

2# Organiza revisiones periódicas

Junto con las reuniones tienes que organizar revisiones periódicas. 

Sí, incluso cuando tu equipo es muy pequeño. 

Estas revisiones ayudan mucho a centrar los esfuerzos y a no trabajar más de lo necesario en conceptos o direcciones erróneas.

3# No te olvides de los que teletrabajan

En nuestro caso, tenemos unas oficinas preciosas en Campillos, Málaga. Es aquí donde estamos la mayor parte del equipo. Pero también tenemos a compañeros trabajando en remoto, y aunque no estén por aquí físicamente, mantenemos un contacto diario. No es recomendable olvidarte de ellos, también forman parte del equipo.

4# Ten muy claras tus prioridades

Al final, nuestros recursos son finitos y hemos de estar seguros de que cada euro que invertimos en equipo está alineado con nuestras necesidades/prioridades. 

5# Equilibrar el trabajo y la vida

Lo normal cuando empezamos un proyecto es dedicar una cantidad de horas insanas al trabajo para “garantizar” que todo funciona. Esto es algo que muchas veces va implícito en los puestos de dirección. Pero eso no significa que el resto de empleados también deban hacerlo. 

Esto ya va cogiendo color. Creo que con todo lo que has leído puedes hacerte una idea de cómo organizar un equipo de trabajo para tu proyecto. Peeeeeeero, por si fuera poco y como regalo por haber aguantado el tostón, te voy a dar los: 

7 consejos definitivos para organizar un equipo de forma efectiva

Lo sé, hoy estoy que lo tiro. Pero “así soy yo”, como dice Paquirrín AKA Kiko Rivera.

El papel de project manager no siempre es fácil. Cuando jugaba con He-Man yo era el único integrante del equipo. Ahora mis equipos los integran muchas personas y a veces es necesario inspirar, liderar y motivar para lograr cumplir los objetivos.

Por eso te voy a dar mis 7 truquis:

1# Habla con tu equipo, no solo de trabajo. Conócelos y entiéndelos.

2# No te cortes en felicitarles por su buen trabajo.

3# Sé tú mismo y muéstrales que, como todos, también tienes limitaciones.

4# No tengas miedo de tomar decisiones.

5# Delega el trabajo en las personas adecuadas.

6# En los equipos existen los conflictos. No los evites y, gestiónalos.

7# Intenta dar ejemplo al resto. No le pidas a nadie nada que tú no haces.

Para terminar, si es que aún sigues por ahí me gustaría recomendarte un podcast muy molón de Javi:
Las 3 claves para contratar equipo que “se pone la camiseta”

Si tienes alguna duda o quieres compartir conmigo tus mejores trucos en la gestión de proyectos, estaré encantado de leerte en los comentarios.

¡Nos vemos!