Qué es un project manager

Project manager: qué es y por qué si creces necesitas uno

Lo sé, eres de esas personas a las que les gusta imaginar ideas de negocio, nuevas líneas de producto, eventos, acciones, incluso has pensado en instaurar un “día del chándal” dentro de tu empresa…

Pero, ¿a que convertirlas en realidad no es tan fácil como imaginarlas? 

Sobre el papel, ejecutar un proyecto puede parecer un paseo por la playa de Los Toruños (El Puerto de Santa María) en un día soleado de primavera.

Pero no.

Nada más lejos de la realidad. 

Esto es ejecutar un proyecto:

Así gestionamos proyectos en Big Bang Conversion, vía Giphy

Y justamente es por esto por lo que necesitas un project manager.

Y ahora estás pensando:

Pero, ¿qué mie*** es eso de un project manager y quién eres tú para que te lea?

Paciencia, enseguida te lo cuento.

¿Qué es un project manager?

Por partes, yo soy Félix Gascó el kiwi manager, perdón, project manager de Big Bang Conversion y te voy a explicar (de forma resumida) qué es un project manager.

Peeero, si antes quieres más información puedes darle un ojo a esto que escribí hace unas semanas aquí mismo: ¿qué hace un project manager?

Simplificando al máximo los project manager son los responsables de que un proyecto salga adelante en tiempo, forma y presupuesto.

Además tienen que organizar los equipos de trabajo para que cada persona sepa exactamente lo que tiene que hacer en cada momento (lo sé María Justa, esto no siempre es así) y documentar, documentarlo TODO

Crear procesos con todos los pasos de un proyecto para que todo el conocimiento esté accesible dentro de la empresa.

Somos como la crema de cacahuete que une dos rebanadas de pan de molde.

Casi , ¡eh!

Ahora estarás pensando: “Vale, eso está muy bien. Pero, ¿por qué necesito contratar un project manager?

Bueno, pues sigue leyendo

El verdadero valor de un project manager

Es posible que te estés preguntando: «¿Cómo co** puede un project manager mejorar la calidad del proyecto?»

La respuesta es sencilla (o no). Su cometido dentro de tu empresa es justamente ese: conseguir que tus proyectos sean cada vez mejores y no solo con datos subjetivos.

Nos movemos como pez en el agua entre objetivos, indicadores (KPIs) y cualquier dato que nos ayude a confirmar que nuestro proyecto va camino del éxito.

Estas son solo algunas cosas de las que un project manager puede hacer por ti:

  • Gestionar las limitaciones del proyecto: como son el alcance, las  fechas de entrega y el presupuesto. A lo largo del proceso de desarrollo del proyecto, el project manager valida cada una de estas limitaciones  y las gestiona.
  • Controlar la calidad: gestionando las limitaciones también controla la calidad del proyecto, equilibrando así los cambios y las actividades de las limitaciones del proyecto.
  • Mejorar la comunicación: el project manager mantiene una comunicación constante entre todas las partes interesadas del proyecto. Gracias a esto la transmisión de información puede ser más eficiente y transparente.
  • Incrementar la eficiencia: cada proyecto es único y tiene su propio conjunto de actividades interconectadas. Los project manager detectan los procesos relevantes y ponen el foco en solucionarlos de forma rápida y eficiente.

Como te comentaba arriba estas son solo algunas de las cosas que un project manager puede hacer por tu empresa.

Ten en cuenta que muchas de estas tareas son necesarias desde el principio y es muy posible que tú tengas que asumirlas.

He visto muchas veces como algunas de estas tareas se “olvidan” dentro de la vorágine del día a día; eso es como esconder la suciedad debajo de la alfombra, llega un día en el que la mie*** te come. 

Bien, digamos que te he medio convencido de las bondades de contratar un project manager.

Ahora viene el siguiente punto.

¿Cuándo sabes que es momento de contratar un project manager?

No te preocupes, que no se trata de recibir una epifanía o escuchar una voz que te guíe al monte más alto de tu ciudad para darte unas tablas de piedra.

Esto no te va a ocurrir, vía Giphy

No importa mucho a qué sector te dediques; si al final lo que manejas son fechas de entrega y presupuestos vas a necesitar a alguien que asuma (cargue) con esa responsabilidad (marrón).

Y llegado a este punto puedes hacer 2 cosas: que alguien de tu equipo sea premiado con semejante regalo (no lo hagas) o contratar un project manager que llegue a tu empresa a caballo y portando a Narsil (esto es un poco friki, si quieres saber más usa Google… jajaja).

Contratar a alguien siempre es una decisión importante y ahí es donde vas a tener que hacer cálculos. No obstante, si tu decisión es firme, te dejo aquí mismo las 7 pistas que te ayudarán a darte cuenta si necesitas contratar a un project manager en tu organización.

#1 Gastas más

 Siempre te quedas corto estimando el presupuesto de tus proyectos. (Esto es muy de mi paisano Santiago Calatrava, lo vi en Megaconstrucciones, no me odies Santiago).

#2 No cumples plazos de entrega

Tus plazos de proyecto y fechas de entrega son como la Atlántida: seguro que has oído hablar de ellas pero verlos nunca los has visto. Ni se cumplen, ni siquiera se estiman. Mal, muy mal.

#3 ¿Objetivos? ¿Qué es eso?

Estás cumpliendo los plazos de los proyectos pero no has establecido objetivos, ni sabes a qué contribuyen dentro de tu organización. Vamos, que haces las cosas por hacer, sin intención.

#4 No haces nada 2 veces igual

No existe un proceso claro, bueno ni claro ni oscuro; simplemente no existen procesos dentro de tu organización.

#5 Tu equipo está cansado

Tu equipo está más estresado que Don Quijote en un parque eólico. 

#6 Nadie te entiende

Tienes a tus clientes y a tu equipo frustrados con el nivel de visión de cada proyecto. No entienden qué van a recibir, o qué es lo que tienen que hacer. Un drama.

#7 Mala comunicación

Hay mucha falta de comunicación dentro del equipo y nadie entiende cuáles son sus tareas en cada proyecto.

Todo esto está escrito con mucho “cashondeo”, pero son realidades que he vivido en mis propias carnes. 

Pero ojo, las sigo viviendo.

TODAS las empresas necesitan un perfil que se encargue de gestionar todas las tareas (son muchas) y los equipos, y te voy a ser sincero: los project manager aprendemos a base de “palos”, pero ten por seguro que ese aprendizaje se queda instalado en el ADN de tu empresa para que no vuelva a ocurrir.

¿Por dónde empiezo a organizar mi empresa?

Cuando me preguntan sobre mi trabajo me suelen pedir consejo y siempre digo lo mismo:

“¿Has visto Bichos?”

Si quieres saber cómo organizar la empresa fíjate en las hormigas, y si esto te parece aburrido puedes hacer un curso exprés viendo la película Bichos.

bichos
Bichos de Disney – Pixar.
Uno de los mejores y más divertidos ejemplos de organización empresarial.

Dentro de un hormiguero las tareas están clarísimas. Cada hormiga sabe perfectamente lo que tiene que hacer en cada momento.

El hormiguero funciona en sincronía, todo a una. 

Consiguiendo que su objetivo (aumentar la colonia) se cumpla.

Es importante señalar que el objetivo no es estanco, es conocido por todas las hormigas y cada una sabe que su tarea es crítica para conseguirlo; no importa si eres una obrera o una guerrera, que todo suma.

Perdón por el rollo 🙂

Me centro de nuevo.

La empresa no es diferente a un hormiguero. Hemos de trabajar al unísono y en sincronía.

No importa si eres el encargado de mantener las instalaciones limpias, la que arregla las impresoras, la de redes, la directora de la escuela, el que vende o la que ha respondido cientos de emails durante un lanzamiento.

Todas y todos trabajamos y aportamos nuestra mejor versión a un único objetivo:

Generar un proyecto rentable al que nos sintamos orgullosos de pertenecer.

Y eso es más fácil de conseguir con un project manager (toma cuñita).

Resumiendo.

Seguro que en tu proyecto trabajas con plazos de entrega, presupuestos, objetivos, personas… Todas las empresas necesitan un project manager, de eso estoy seguro al 100%. 

Pero, ¿tú lo necesitas AHORA?

Pues depende.

Cuestionario definitivo para saber si necesitas un project manager en tu vida

  • ¿Fallas presupuestando y siempre gastas más?
  • ¿Nunca se cumplen tus plazos de entrega?
  • ¿No tienen objetivos claros en tus proyectos?
  • ¿No hay ningún proceso creado?
  • ¿Tu equipo está estresado?
  • ¿Tienes problemas para que tus clientes te entiendan?
  • ¿La comunicación dentro del equipo es muy mala?

Si las respuestas a estas preguntas te han puesto más triste que un huevo Kinder sin regalo entonces está clarísimo.

Necesitas un project manager.

Para terminar en alto y no dejarte muy triste me gustaría recomendarte un episodio del pódcast de Javi: ¿Cómo organizo mi semana para ser más productivo y proteger mi tiempo?

Una buena organización empieza por uno mismo (te lo digo yo, que necesito mejorar muchísimo en esto).

La vida tiene mucho caos; no añadamos más a nuestros proyectos 🙂

Si tienes alguna duda o quieres compartir conmigo tus mejores trucos en la gestión de proyectos, estaré encantado de leerte en los comentarios.

¡Nos vemos!

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