Qué hace un project manager en Big Bang Conversion

¿Te has planteado alguna vez sobre quién recae el marrón de ser responsable de un proyecto?

Vamos, el que se lleva los cates si sale mal.

“El punching ball de la ofisina” (como nos suele decir Fran).

Ese es el project manager.

En Big Bang Conversion soy yo, Félix “kiwi lover” Gascó.

Y en este post voy a intentar explicarte qué hace un project manager para que lo entiendas y decidas por ti mismo si te compensa meterte en el meollo o no.

¿Si tuviera que definir mi día a día dentro de la nave?

Expectativa Vs. Realidad

Expectativa.

Me gusta imaginarme alzándome majestuoso entre pilas de emails, tareas y plazos de entrega.

Observando la situación a vista de águila desde lo alto de un risco (también llamado gráfico Gantt).

Realidad.

Salto de un tema a otro tan rápido que a veces no sé ni quién soy.

Reuniones con el equipo, grabar un vídeo para TikTok (sí Elena, lo tendré para el viernes), crear un POE, atender dudas o escribir este post (va por ti Joan). Por cierto, si has leído “POE” y no tienes ni idea de lo que significa, te dejo un enlace a un post de Javi donde lo explica divinamente, además de hablarte de cómo crear el equipo perfecto.

Qué es un project manager

El  project manager es el responsable de la planificación de un proyecto.

Esta sería la definición simple.

Pero también se encarga de la ejecución, el alcance, la gestión del equipo, los recursos asignados, proporcionar liderazgo y apoyo moral.

Esto último en cantidades industriales.

Y por si fuera poco tienes que saber que los proyectos:

• No son entes lineales. Desde el punto A hasta el B no hay una línea recta. Suelen ser curvas, muchas curvas.
• No se gestionan dentro de una cueva sin interrupciones ni contacto con el exterior. Se gestionan en la oficina rodeado de compañeros, cada uno con sus urgencias.
• Suponen nuevos retos o, mejor dicho, nuevos problemas. Problemas de todas las formas y colores.

Qué hace un project manager

Y dale, ¿aún te quedan ganas de saber qué hace un project manager?

Muy bien, pero luego no digas que no te avisé…

Te voy a hablar de 7 tareas, las que considero más importantes.

#1 Planificar el proyecto (sin perder de vista los objetivos de la empresa)

Es lo básico y posiblemente la tarea más importante de todo project manager.

(Por lo que nos pagan gran parte del salario).

Planificar todas las tareas que se necesitan completar para llevar a cabo un proyecto con éxito.

Para poder realizar esta planificación, existen un montón de herramientas diferentes, pero yo te voy a contar la que usamos en el equipo.

Nosotros en Big Bang Conversion estamos utilizando Notion.

Aunque también hemos usado otras como TeamGantt o Trello.

Pero la elección es tuya.

Al final las herramientas no dejan de ser herramientas, no te agobies y elige la que más te guste.

Pero, ojo, que sirva para gestionar proyectos. No me vayas a elegir el Paint. Esa no vale.

#2 Evaluar los riesgos (piensa mal y te prepararás)

En un mundo ideal un proyecto se desarrolla punto por punto siguiendo la planificación.

Se cumplen todas las fechas de entrega e incluso terminamos antes del tiempo establecido. ¡Qué máquinas somos!

Pero en la vida real no. Siempre hay cosas que fallan.

Los project manager somos los descendientes de Murphy y su ley:

“Si algo puede salir mal, saldrá mal”.

Murphy.

Y este Murphy no era un cualquiera. Era un ingeniero aeroespacial.

Así que no está de más pensar mal y prepararse para todo tipo de incidencias.

Y cuando digo todo, es TODO.

Los projects hemos visto cosas que no creerías… Sin ir más lejos el otro día a punto de empezar un evento en directo a través de YouTube la pantalla de la cuenta atrás se quedó congelada.

¡Congelada!

Un directo con más de 3.000 personas.

Así que hazme caso, ponte en lo peor y ten a mano un plan B, C, D, E y F.

#3 Comunicar de forma correcta

Parece una tontería pero  esta es una de nuestras mayores fuentes de problemas.

El equipo tiene que entender qué es lo que esperamos de ellos, cuál es su trabajo, sus plazos de entrega…

Así que la capacidad de comunicación es un aspecto crítico dentro de las tareas que hace un project manager.

#4 Liderar

Qué bonitos son los proyectos digitales. Bonitos pero intensos, muy intensos…

En nuestro caso, si hace ya tiempo que nos sigues, sabrás cuál es nuestro tono.

Nos lo tomamos todo con mucho humor pero cuando hay que trabajar nadie nos gana.

¿Y cómo conseguimos eso?

Sencillo (o no).

Con liderazgo.

Por supuesto que aparecen problemas, dudas o malos entendidos pero intentamos que todo quede solucionado siempre y cuanto antes.

No nos tomamos nada demasiado en serio, (ni siquiera a nosotros mismos).

En Big Bang Conversion liderar es: ayudar, motivar, facilitar, proteger, explicar y sobre todo escuchar.

#5 Gestionar el tiempo

Nosotros siempre tenemos un deadline (o fecha límite), siempre vamos tarde y es imposible cambiar el día de entrega.

Eso de: “No tenemos listos los guiones, ¿y si movemos la grabación de los anuncios al fin de semana que viene?”

ERROR 404

Para los project manager el mover una fecha de entrega significa desplazar todas las tareas del proyecto y eso no nos gusta nada.

Pero nada de nada.

Como decimos por aquí: “si a un project manager le dices que hoy se come gazpacho, dale gazpacho o vas a tener un problema muy serio.”

#6 Proteger al equipo y velar por el progreso

Aquí está el truco.

No solo proyectamos, también tenemos que estar al pie del cañón siguiendo cada proceso y ayudando en la medida de lo posible a que cada tarea se cumpla. 

Asignando equipo para apoyar en momentos clave, escuchando las necesidades del equipo o facilitándoles herramientas para que desarrollen su trabajo de forma eficiente.

#7 Aprender del proyecto

Y si pensabas que cuando el proyecto se ha completado, nuestro trabajo termina entre aplausos y vítores, te equivocas.

Nosotros tenemos que preparar el informe de resultados que en última instancia se presentará a la dirección.

Además tenemos que sacar conclusiones del funcionamiento del equipo más allá de las métricas, conocer sus sensaciones durante el desarrollo, ver posibles mejoras estructurales y un sinfín de tareas.

Conclusiones de este project manager

Si eres de esas personas que sueña con convertirse en project manager, solo tengo una cosa que decirte: cuidado a veces los sueños se convierten en realidad.

Este es un trabajo que mola mucho.

Y no me quiero despedir sin dejarte un resumen de las tareas/habilidades más importantes que un project manager desarrolla en su día a día:

• #1 Planificar el proyecto
• #2 Evaluar los riesgos
• #3 Comunicar de forma correcta
• #4 Liderar
• #5 Gestionar el tiempo
• #6 Proteger al equipo y velar por el progreso
• #7 Aprender del proyecto

Para terminar me gustaría recomendarte el episodio de pódcast #6 de El libro de los viernes: Solo Una Cosa.

Aunque no sea estrictamente de project management a mí personalmente me ha ayudado mucho a mejorar las habilidades que te comenté arriba.

Parafraseando a Javi en ese pódcast:

“La vida es puro desequilibrio y vivir bien significa vivir bien en ese desequilibrio.”

Y este podría ser un buen resumen de lo que hace un project manager.

Disfrutar del desequilibrio y tratar de equilibrar en la medida de lo posible cada situación.

P.D. Llegué a este mundo casi de rebote y aún me queda mucho por aprender.

Espero haberte podido ayudar a entender mejor que es y lo que hace un project manager.

Si tienes alguna duda o quieres compartir conmigo tus mejores trucos en la gestión de proyectos, estaré encantado de leerte en los comentarios.

¡Nos vemos!